Plan awaryjny ma pozwolić na możliwie najlepsze przejście i samego zdarzenia losowego, i na możliwie szybki powrót do operacyjnej działalności, i również na zneutralizowanie wszystkich negatywnych skutków zdarzenia.
Przygotowanie planu nie jest proste. Choćby dlatego, że trudno przewidzieć nieprzewidziane…
Bezpośrednie procedury działania w chwili wystąpienia zdarzenia losowego mają przede wszystkim za zadanie zmniejszenie bezpośredniej wielkości szkody poprzez ograniczenie zasięgu działania zdarzenia losowego lub czynną ochronę mienia organizacji znajdującego się w jego zasięgu. Oznacza to definicję działań, które powinna podjąć każda osoba znajdująca się w bezpośredniej bliskości zdarzenia, związana z nim lub o nim poinformowana. Dla każdego rodzaju wypadku konieczne będzie stworzenie odrębnych procedur przewidujących różne modele postępowania w zależności od konkretnej sytuacji: dokładnego przebiegu zdarzenia, jego wielkości.
Oczywiście dla niektórych klas zdarzeń – szczególnie zdarzeń nagłych typu wybuch – jedynym wskazaniem będzie dla większości osób … ucieczka. Jednak nawet wtedy osoby te powinny wiedzieć, jak to zrobić…
Kluczowym elementem tej części planu awaryjnego powinno też być wskazanie osób, które mają „dowodzić” akcją ratunkową. Stosunkowo częstym błędem jest natychmiastowe kopiowanie zwykłej struktury organizacji. A przecież dobry inżynier, kierownik czy dyrektor departamentu nie musi mieć szczególnych predyspozycji do prowadzenia takiej akcji. Ponadto – z punktu widzenia organizacji – osoby na stanowiskach kierowniczych, specjaliści powinni być szczególnie chronieni i być może ważniejsza jest potrzeba ich ewakuacji z zagrożonego obszaru niż wątpliwe zyski z bezpośredniego ich nadzoru nad ratowaniem zagrożonego mienia firmy.
W praktyce stwierdzono, że – zarówno dla małych, jak i dla dużych organizacji – korzystne jest wyznaczenie odrębnej osoby do kierowania działaniami związanymi ze zdarzeniami losowymi. Możliwe jest przede wszystkim dokładne jej przeszkolenie w zakresie koniecznym do skutecznego osiągnięcia zakładanych przy tym celów – zmniejszenia bezpośrednich strat. Osoby prowadzące zwykły zarząd nie mają przeważnie dość czasu na studiowanie takich zagadnień. Naturalnym jest raczej przejęcie kontroli nad działaniami ratunkowymi przez risk managera, pracownika komórki zarządzania ryzykiem lub osobę z danego działu organizacji stale z tą komórką zarządzania ryzykiem współpracującą.
Dodatkowo – o czym często się zapomina – w tej części powinniśmy wskazać wszystkie instytucje i osoby, które muszą być poinformowane o zdarzeniu. Ważne jest podanie trybu przeprowadzenia takiego zgłoszenia, zapisanie adresów, telefonów kontaktowych. Szczególnie istotne są zgłoszenia szkód do ubezpieczyciela, niezachowanie bowiem tutaj pewnych standardów, a w szczególności terminów, może oznaczać niewypłacenie lub obniżenie wypłaty odszkodowania.
x X x
Bezpośrednie zdarzenie za nami. Mamy potem utrzymanie działania, powrót do normalności. Dla nas, ubezpieczeniowców, ważna będzie jeszcze rola ubezpieczyciela, brokera, coraz częściej agenta ubezpieczeniowego.
Marcin Z. Broda
Zobacz też: